On me demande souvent par mail via Facebook ou la boîte mail de la librairie si je peux donner des conseils aux aspirants libraires...du coup je me suis dis qu'il était temps de vous faire un petit topo sur les joies de la comptabilité !
Introduction:
Il faut être extrêmement organisé pour s'y retrouver dans toutes les pièces comptables que nous recevons à longueur de temps (entre les factures des petits éditeurs, artisans ou gros distributeurs, relevés de comptes mensuels des gros distributeurs, relevés de charges (électricité, loyers, Freebox..).
Avec mon comptable nous avons établi un système de scan à poster au fur et à mesure dans une Dropbox pour que tout arrive dans son bureau au fur et à mesure.
Armez-vous d'un très gros paquet de bonbons car le temps va vous paraitre très long !
La dernière technique, soufflée par une collègue j'avoue, est de tout mettre en fur et à mesure dans une boîte plus ou moins bien cachée derrière l'écran du PC sur la caisse (si je la mets dans le bureau je suis capable d'oublier d'y mettre le nez...ce qui devient très ennuyeux quand la déclaration de TVA trimestrielle arrive par exemple car il faut tout faire en 1 fois!).
Il faut donc d'abord vider la boite et la trier par fournisseur pour pouvoir ranger toutes les pièces plus vite dans les classeurs dédiés après.
Premier conseil:
Jamais au grand jamais ne laisser trainer le problème de tri plus de 2 mois!
Sinon ça donne ça:
Deuxième conseil:
Faire des tas un coup verticalement un autre horizontalement...parce qu’il faut libérer quand même un peu d’espace sur la caisse pour les clients qui auraient l'idée saugrenue de vouloir acheter des livres^^
Troisième conseil:
Une pile scannée = une pile rangée de suite dans le bon classeur !
Quatrième conseil:
Comme d'habitude quand on est son propre patron...surtout ne pas compter le nombre d'heures passées au SMIC horaires sinon vous allez vite devenir fou :(
Cinquième conseil:
Renommer toutes les pièces...sinon vous allez vous faire engueuler par votre comptable...qui vous menacera de vous faire payer ses heures supplémentaires de boulot !
Exemple: Facture + nom fournisseur + date...
A votre place je ferai un fichier texte pour copier coller au fur et à mesure parce que ça peut vite devenir très soulant de taper à chaque fois le type de pièce et le nom du fournisseur quand ce sont toujours les mêmes qui reviennent !
Exemple: Facture + nom fournisseur + date...
A votre place je ferai un fichier texte pour copier coller au fur et à mesure parce que ça peut vite devenir très soulant de taper à chaque fois le type de pièce et le nom du fournisseur quand ce sont toujours les mêmes qui reviennent !
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| Et oui il y a bien 196 pièces à renommer...pour 3 mois de comptabilité en retard :( |
Sixième conseil:
Bien mettre les bonnes pièces aux bonnes endroits dans la Dropbox (classée par ventes, achats, banque, charges...)...sinon le comptable va vous redonner une autre liste de tâches à faire !
Déjà qu'il vous fera forcément une liste de pièces supplémentaires à fournir...vu que vous oublierez forcément d'imprimer des factures reçus par mail...pensez à les transformer de suite en pdf et à les mettre sur le bureau! Mais vous devrez forcément les imprimer car il vous faudra mettre sur chaque pièce comment le montant a été payé et à quelle date !
En conclusion:
Nombres d'heures passées entre le tri, le rangement, la requalification des pièces...8h de travail sur 2 jours avec 2h supplémentaires hier soir après la fermeture !
Comme je dis souvent à mes stagiaires: faites ce que je dis pas ce
que je fais !
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